Schnelleinstieg
Diese Anleitung zeigt Ihnen in 6 Schritten, wie Sie einen neuen Lead im CRM-System bearbeiten – vom Dashboard bis zur Wiedervorlage. Sie richtet sich an alle Mitarbeiter in Service und Verkauf.
Inhalt
1
Dashboard – Überblick verschaffen
Navigation: Sidebar → Dashboard
Nach dem Login landen Sie auf dem Dashboard. Hier sehen Sie auf einen Blick, was zu tun ist:
Dashboard
Offen / Neu
33
In Bearbeitung
0
Überfällig (>24h)
26
Erledigt (30 Tage)
1
Reaktionszeit (30 Tage)
• unter 1h
• unter 24h
• über 24h
Jetzt zu tun
26 Leads über 24h unbeantwortet
7 Leads zwischen 1–24h
A Offen/Neu – Anzahl der Leads, die noch nicht bearbeitet wurden.
B Überfällig – Leads, die seit über 24 Stunden warten. Dringend kontaktieren!
C Reaktionszeit – Zeigt, wie schnell Leads kontaktiert werden (Ziel: möglichst viel Grün).
D Jetzt zu tun – Zeigt konkret, welche Leads Ihre Aufmerksamkeit brauchen.
Tipp: Je schneller Sie Leads kontaktieren, desto mehr Grün erscheint in der Reaktionszeit-Leiste – das ist Ihr Motivations-Score!
2
Lead-Tabelle öffnen
Navigation: Sidebar → Service oder Verkauf
Klicken Sie in der linken Sidebar auf Ihre Abteilung:
- Service – für Werkstatt-Anfragen, TÜV, Reparaturen
- Verkauf – für Fahrzeuganfragen, Probefahrten, Finanzierungen
Lead-Tabelle (Service)
Aktiv
Name, Telefon, Thema ...
| # | Name / Tel. | Kz. | Thema | Status | Bearbeiter | Angerufen | Eingang | Quelle |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 68 | Anonymer Anrufer +49 163 7397001 |
– | Bestellstatus | neu | – | 1m 13s | 07.05.26, 16:08 13 Std. |
Carla |
| 67 | Lars Bremer +49 163 2629646 |
GL-LB-980 | TÜV / HU | neu | – | 4m 13s | 07.05.26, 15:45 | Carla |
| 66 | Anonymer Anrufer +49 1573 5655114 |
– | Neuer Anruf von Anrufer | kontaktiert | – | 7m 29s | 07.05.26, 13:50 | Carla |
A Statusfilter – Oben links können Sie zwischen „Aktiv“ und „Erledigt“ filtern.
B Suche – Durchsuchen Sie Leads nach Name, Telefonnummer oder Thema.
C Status-Badge –
neu
kontaktiert
in Bearbeitung
erledigt
D Quelle – Woher der Lead kam:
Carla (KI-Telefonassistent),
Direct Routing (Teams-Anruf),
E-Mail,
Manuell,
CATCH.
Tipp: Klicken Sie auf eine Zeile, um den Lead zu öffnen. Neue Leads (Status „neu“) sollten so schnell wie möglich bearbeitet werden!
3
Lead öffnen – Details ansehen
Klick auf eine Zeile in der Lead-Tabelle
Nach dem Klick auf einen Lead öffnet sich das Detail-Modal:
Lead #68 – Anonymer Anrufer
×
Anonymer Anrufer
+49 163 7397001
–
Carla
Bestellstatus
Carl KI Zusammenfassung
Kunde möchte wissen, ob das Softwareupdate für sein Pro 8 bereits fertig ist. Neue Aufgabenanfrage: Bestellstatus.
Eigene Notizen hier eingeben ...
Neu
Abt: –
Speichern
Wiedervorlage
Historie
Schließen
A Carl KI Zusammenfassung – Automatische Zusammenfassung des Gesprächs (bei Carl-Leads).
B Notizen – Eigene Notizen zum Lead hinterlegen (z.B. Rückruf vereinbart).
C Status-Dropdown (rot markiert) – Hier ändern Sie den Status des Leads.
D Abteilung – Lead ggf. an andere Abteilung weiterleiten.
E Aktions-Buttons – Speichern, Wiedervorlage setzen, Kunden-Historie anzeigen.
4
Status ändern & speichern
Im Lead-Modal → Status-Dropdown → Speichern
So bearbeiten Sie einen Lead:
a
Status ändern
Klicken Sie auf das Status-Dropdown und wählen Sie den neuen Status:
Klicken Sie auf das Status-Dropdown und wählen Sie den neuen Status:
neu →
kontaktiert
(Kunde wurde erreicht)
kontaktiert →
in_bearbeitung
(Vorgang läuft noch)
in_bearbeitung →
erledigt
(Vorgang abgeschlossen)
b
Notiz hinterlegen (optional)
Tragen Sie im Notizfeld ein, was besprochen wurde, z.B.:
Tragen Sie im Notizfeld ein, was besprochen wurde, z.B.:
Rückruf vereinbart für morgen 10 Uhr. Kunde wartet auf Ersatzteil.
c
Speichern
Klicken Sie auf Speichern – der Lead wird aktualisiert.
Klicken Sie auf Speichern – der Lead wird aktualisiert.
Wichtig: Sobald Sie den Status von „neu“ auf einen anderen Status ändern, wird die Reaktionszeit gestoppt. Schnelle Reaktion = besserer Score!
5
Wiedervorlage setzen
Im Lead-Modal → Button „Wiedervorlage“
Wenn Sie einen Kunden später nochmals kontaktieren müssen, setzen Sie eine Wiedervorlage:
1. Klicken Sie im Lead-Modal auf:
Wiedervorlage
2. Der Wiedervorlage-Dialog öffnet sich.
3. Wählen Sie Datum, Notiz und Mitarbeiter.
4. Klicken Sie auf „Speichern“.
Wiedervorlage setzen
Abbrechen
Speichern
Tipp: Alle Ihre Wiedervorlagen finden Sie jederzeit unter Sidebar → Wiedervorlagen.
Fällige Wiedervorlagen werden automatisch hervorgehoben.
6
Kunden-Historie prüfen
Im Lead-Modal → Button „Historie“
Bevor Sie einen Kunden kontaktieren, lohnt sich ein Blick in die Kunden-Historienkarte:
Kunden-Historienkarte – +49 163 7397001
×
Leads (1)
| # | Name | Thema | Status | Bearbeiter | Eingang |
|---|---|---|---|---|---|
| 68 | Anonymer Anrufer | Bestellstatus | neu | – | 07.05.26, 16:08 |
Teams-Anrufe (1)
| Zeitpunkt | Richtung | Mitarbeiter | Dauer | Gespräch |
|---|---|---|---|---|
| 07.05.26, 16:06 | ↓ Eingehend | Thomas Weigler | 1m 13s | × |
Carl KI (1)
| Zeitpunkt | Name | Thema | Zusammenfassung |
|---|---|---|---|
| – | Anonymer Anrufer | Bestellstatus | Kunde möchte wissen, ob das Softwareupdate fertig ist ... |
A Leads – Alle bisherigen Leads dieser Telefonnummer.
B Teams-Anrufe – Aufzeichnung der Teams-Telefonate mit Dauer und Richtung.
C Carl KI – Frühere KI-Zusammenfassungen aus Telefongesprächen.
Tipp: Die Historie zeigt Ihnen, ob der Kunde schon einmal angerufen hat und worum es ging – so können Sie gut vorbereitet in das Gespräch gehen.
Zusammenfassung – Der typische Ablauf
Dashboard prüfen
→
Lead-Tabelle öffnen
→
Lead öffnen
→
Kunden kontaktieren
→
Status ändern
→
Speichern
| neu | Lead ist eingegangen, noch nicht bearbeitet | Sofort kontaktieren! |
| kontaktiert | Kunde wurde erreicht / zurückgerufen | Ggf. Wiedervorlage setzen |
| in_bearbeitung | Vorgang läuft noch (Angebot, Termin, etc.) | Wiedervorlage empfohlen |
| erledigt | Vorgang abgeschlossen | Fertig! |