Das AHW CRM verbindet Telefonie (Aiko), E-Mail, Leads und Fahrzeugplanung in einer Oberfläche. Alle eingehenden Anrufe werden zuerst von Aiko entgegengenommen. Aiko führt das Erstgespräch, legt automatisch einen Lead an und stellt den Anruf auf Wunsch des Kunden zum zuständigen Mitarbeiter oder ins Team Service bzw. Verkauf durch. E-Mails über info@ werden ebenfalls automatisch als Leads importiert.

Wer sieht was?

Jeder Lead hat einen Status der anzeigt, wo er im Bearbeitungsprozess steht:

Zeilenfarben in der Lead-Tabelle

Die Startseite gibt einen schnellen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen.

Kacheln oben

Reaktionszeit (30 Tage)

Zeigt wie schnell euer Team auf neue Leads reagiert. Der farbige Balken teilt alle bearbeiteten Leads in drei Kategorien auf:

Das Score-Badge rechts oben bewertet die Gesamtleistung: Hervorragend, Gut, Ausbaufähig oder Kritisch.

Jetzt zu tun

Das Ampel-Panel zeigt auf einen Blick welche Leads noch warten — sortiert nach Dringlichkeit:

Rechts oben zeigt der Zähler „heute erledigt" wie viele Leads heute schon bearbeitet wurden.

„Meine offenen Leads"

Zeigt nur die Leads, die euch persönlich zugewiesen sind — nicht alle offenen Leads der Abteilung. Ein Klick auf einen Lead öffnet die Detailansicht direkt. So sieht jeder Mitarbeiter sofort, was auf seinem Schreibtisch liegt.

Filtermöglichkeiten

Lead öffnen und bearbeiten

Abteilung wechseln

Im Lead-Modal gibt es unten links ein Dropdown „Abt:". Damit kann ein Lead direkt zwischen Service und Verkauf verschoben werden. Achtung: Beim Wechsel der Abteilung wird die Bearbeiter-Liste automatisch auf die Mitarbeiter der neuen Abteilung aktualisiert.

Automatische Bearbeiter-Zuweisung

Wenn ein Mitarbeiter einem Kunden per E-Mail antwortet oder ein Telefongespräch über Teams führt, wird er automatisch als Bearbeiter des Leads eingetragen. So geht kein Lead verloren, auch wenn man vergisst den Bearbeiter manuell zu setzen.

Aiko KI-Zusammenfassung

Bei Leads die über Aiko (Telefon-KI) angelegt wurden, erscheint im Modal ein Kasten „Aiko KI Zusammenfassung". Hier steht eine kurze Zusammenfassung des Anrufgesprächs — damit man sofort weiß worum es geht, ohne das ganze Transkript zu lesen.

E-Mail-Inhalt

Bei Leads die per E-Mail (info@) reingekommen sind, wird der E-Mail-Body direkt im Modal angezeigt — mit Absender und Textauszug.

Neuen Lead anlegen

Oben rechts auf „+ Neuer Lead" klicken. Pflichtfelder: Name oder Telefonnummer, Thema, Abteilung. Der Bearbeiter-Dropdown wird automatisch nach der gewählten Abteilung gefiltert.

Diese Ansichten zeigen jeweils nur die Leads der eigenen Abteilung — identische Bedienung wie die allgemeine Leads-Ansicht, aber vorgefiltert. Service-Mitarbeiter sehen nur Service, Verkäufer nur Verkauf.

Status-Filter und Suche funktionieren identisch zur Leads-Ansicht.

Das CRM überwacht automatisch die Mailbox info@autohaus-weigler.de und importiert echte Kundenanfragen als Leads. Spam, Newsletter und Autoresponder werden per KI ausgefiltert.

Wie funktioniert der Filter?

Auto-Kontaktiert

Das System prüft alle 10 Minuten die gesendeten Mails aller Mitarbeiter. Wenn ein Mitarbeiter einem Kunden geantwortet hat, dessen Lead noch auf „neu" steht, wird der Lead automatisch auf „kontaktiert" gesetzt und der Bearbeiter zugewiesen.

Vollwertiger Mail-Client direkt im CRM (Microsoft 365 / Outlook-Postfach) — Lesen, Schreiben, Antworten, Weiterleiten, mit CRM-Verknüpfung zu Leads und Kunden.

Status-Kennzeichnung in der Liste

Konversationsverlauf (Thread)

Beim Öffnen einer Mail erscheinen die übrigen Nachrichten desselben Verlaufs als eingeklappte Karten über der Mail (Gmail-Stil) — inkl. eurer eigenen Antworten aus „Gesendet" (mit grünem ↩︎). Klick auf eine Karte klappt sie mit vollem Text auf. Mit dem Schalter „Älteste/Neueste zuerst" lässt sich die Reihenfolge umkehren.

Verfassen

Die Signatur wird automatisch angehängt — nicht manuell einfügen.

Ordner, Filter & Tags

• Ordner-Leiste links (auf dem Handy als Overlay ein-/ausblendbar)
• Schnellfilter: Ungelesen, Anhang, Lead, Kunde
• Eigene Tags (Gmail-Stil, mehrfach kombinierbar) zum Sortieren

Aiko ist das KI-Telefonsystem von Autohaus Weigler. Alle eingehenden Anrufe werden von Aiko entgegengenommen — auch innerhalb der Geschäftszeiten. Aiko führt ein Erstgespräch, erfragt das Anliegen und erstellt automatisch einen Lead im CRM.

Anrufablauf

Was Aiko automatisch macht

Aiko-Ansicht im CRM

Die Aiko-Ansicht zeigt alle eingegangenen Anrufe und E-Mails mit Transkript, Zusammenfassung und dem dazugehörigen Lead. Klick auf einen Eintrag öffnet den Lead direkt.

Manueller Sync

Der Button „Aiko sync" (oben rechts, nur Admin) importiert die neuesten Anrufe und E-Mails manuell. Normal läuft der Sync automatisch alle 5 Minuten.

Wiedervorlagen sind Erinnerungen — wenn ein Kunde zu einem bestimmten Zeitpunkt zurückgerufen werden soll.

Wiedervorlage erstellen

Wiedervorlage erledigen

In der Wiedervorlagen-Ansicht jede Zeile anklicken → Lead öffnet sich. Nach dem Kontakt auf „Erledigt" klicken um die Wiedervorlage abzuhaken.

Das Aufgaben-System ermöglicht die Verwaltung interner To-dos mit Prioritäten, Tags, Fälligkeiten und Delegierung. Jeder Mitarbeiter sieht seine eigenen Aufgaben — Geschäftsleitung und Admin sehen alle.

Aufgabe erstellen

Status-Workflow

Ein Klick auf das Status-Symbol wechselt zum nächsten Status (Offen → In Bearbeitung → Erledigt).

Überfällige Aufgaben

Aufgaben mit abgelaufenem Fälligkeitsdatum werden mit einem roten Rand hervorgehoben und als „überfällig" markiert.

Tags verwalten

Über den Button „Tags" können eigene Tag-Kategorien mit Farbe erstellt, bearbeitet und gelöscht werden.

Der interne Team-Chat ermöglicht die direkte Kommunikation zwischen Mitarbeitern in Echtzeit — mit Direktnachrichten, Teamchats und Gruppenchats.

Chat-Typen

Funktionen

Online-Status

Ein grüner Punkt neben dem Namen zeigt an, dass der Mitarbeiter gerade online ist.

Eingehende und ausgehende Kundenkommunikation über die offizielle WhatsApp-Geschäftsnummer „Autohaus Weigler". Eingebunden direkt über die Meta Cloud API — keine Drittanbieter, alle Daten bleiben im CRM. Aufgebaut wie ein klassischer Chat-Posteingang mit Posteingang-Queue, Self-Assign, Templates und Multimedia.

Posteingang & Routing

Eingehende Nachrichten landen automatisch im Posteingang. Niemand ist initial zugewiesen — jeder mit Berechtigung kann sich Konversationen selbst zuweisen („Mir zuweisen"-Button im Chat-Header) oder einem Kollegen übergeben.

Das 24-Stunden-Service-Fenster

Aus rechtlichen Gründen (Meta-Policy) darf man nur innerhalb von 24 h nach der letzten eingegangenen Kundennachricht frei antworten. Außerhalb des Fensters sind nur approved Templates möglich (Terminbestätigung, Fertigmeldung, HU-Erinnerung, etc.).

Templates senden

Kunde proaktiv anschreiben (Outreach)

Wenn der Kunde nicht in den letzten 24 h geschrieben hat (z. B. nach einem Telefonat), eröffnet man die Konversation über ein freigegebenes Template:

Aus einem Lead oder Kunden heraus geht es ebenso direkt über den Abschnitt „Per Vorlage anschreiben" (die Daten sind dort schon vorausgefüllt).

Multimedia

Bilder, PDFs und Dokumente lassen sich per Büroklammer-Icon hochladen (bis 16 MB pro Datei). Eingehende Bilder und Sprachnachrichten werden automatisch heruntergeladen und sind direkt in der Konversation sichtbar.

Status-Symbole

Verfügbare Vorlagen (Auswahl)

Neben Terminbestätigung und Fertigmeldung sind u. a. diese genehmigten Vorlagen verfügbar — jeweils mit Personalisierung (Name) und meist einem Anruf-Button:

Vorlagen werden bei Meta eingereicht und sind erst nach deren Freigabe wählbar; der Status (genehmigt/abgelehnt) wird automatisch ins CRM übernommen.

Opt-In & Opt-Out (DSGVO)

• Eingehende Nachrichten zählen als impliziter Opt-In für Service-Kommunikation im 24h-Window.
• Schreibt der Kunde „STOP", „STOPP" oder „ABMELDEN" → automatischer Opt-Out, weitere Marketing-Sends werden blockiert.
• Marketing-Kampagnen erfordern explizites Opt-In (Web-Formular-Häkchen, Service-Annahme-Tablet, manuelle Erfassung). Im Kontext-Panel rechts kann jederzeit Opt-In/Opt-Out manuell gesetzt werden.

Kunden-Verknüpfung

Eingehende Nummern werden automatisch gegen ecaros_kunden (Telefon/Mobil) abgeglichen. Findet sich ein Treffer → Konversation hängt am Kunden. Ansonsten wird automatisch ein Lead mit Quelle „whatsapp" erzeugt. Im rechten Kontext-Panel der direkte Link in die 360°-Ansicht.

Nachrichten-Farben

Eingehende Kundennachrichten sind weiß mit blauem Akzent (linksbündig), eure eigenen Antworten grün (rechtsbündig) — wie aus WhatsApp gewohnt.

Konversation als „Erledigt" markieren

Im Chat-Header gibt es den grünen „✓ Erledigt"-Button. Ein Klick verschiebt die Konversation aus „Posteingang" / „Alle offen" in den Filter „Geschlossen" — so bleibt der Posteingang aufgeräumt. Unter „Geschlossen" holt sie der Button „↺ Öffnen" zurück; schreibt der Kunde erneut, öffnet sie sich ohnehin automatisch wieder.

Digitale Stempeluhr mit Pausen-Tracking, Wochenübersicht und Abwesenheitsverwaltung. Jeder Mitarbeiter stempelt sich morgens ein und abends aus.

Stempeluhr

Tagesansicht

Wochenübersicht

Unterhalb der Stempeluhr zeigt eine Tabelle die Arbeitszeiten der gesamten Woche: Arbeitsbeginn, -ende, Pausenzeit, Ist-Zeit und Saldo pro Tag.

Abwesenheiten

Im Reiter „Abwesenheiten" können Urlaub, Krankheit oder Schulung beantragt werden:

Der aktuelle Urlaubsanspruch mit Resturlaub wird oben angezeigt.

Kunden können über die Webseite Service-Termine online buchen. Die Buchungen landen automatisch im CRM und müssen von einem Mitarbeiter bestätigt werden.

Termin-Workflow

Termin bearbeiten

Klick auf einen Termin in der Liste öffnet die Detailansicht. Dort können Status, Betreuer und interne Notizen angepasst werden.

Filter

Kunden-Statusseite

Jeder Termin hat einen einzigartigen Link, über den der Kunde den aktuellen Status seines Termins live verfolgen kann — ohne Login. Der Link wird automatisch in der Bestätigungsmail verschickt.

Automatisierte E-Mails an Kunden (HU-Erinnerungen, Terminbestätigungen, Bewertungsanfragen) werden nicht sofort verschickt, sondern in eine Warteschlange gestellt. Ein Mitarbeiter muss jede Mail prüfen und freigeben.

Mail-Typen

Kanäle: Mail, WhatsApp, Post, Telefon

Jeder Eintrag kann über den passenden Kanal versendet werden. WhatsApp nutzt von Meta freigegebene Vorlagen; Handynummern werden automatisch an der Vorwahl (015x/016x/017x) erkannt – auch wenn sie als „privat" gespeichert sind. Post erzeugt eine Briefadressliste, Telefon markiert den Kontakt zur telefonischen Erledigung.

Werbe-Einwilligung (TEC / DSGVO)

Die Einwilligung kommt aus dem Toyota Consent Center (TEC) und wird laufend synchronisiert. Newsletter und Werbe-Mails gehen nur an Kunden mit gültiger Einwilligung (E-Mail-Werbung + Zweck „Angebote"). In der Kunden-360°-Ansicht sieht man je Kunde die Einwilligungs-Badges (E-Mail/Post/Telefon/Werbung) und kann die Einwilligung per Link einholen. Service-Erinnerungen (HU, Räderwechsel) sind als Bestandskunden-Kontakt davon ausgenommen.

Freigabe-Workflow

Sammelaktionen

Oben rechts gibt es Buttons für „Alle freigeben" und „Alle ablehnen" — diese wirken auf alle aktuell sichtbaren (gefilterten) Mails.

Erstellt und versendet Newsletter-Kampagnen an ausgewählte Kundengruppen. Inklusive KI-gestützter Inhaltserstellung, Empfänger-Filterung und Erfolgsanalyse.

Kampagne erstellen

Personalisierung

Im Newsletter-Text können Platzhalter verwendet werden, die automatisch pro Empfänger ersetzt werden:

Kampagnen-Statistiken

Aufbau des Moduls (Tabs)

Das Kampagnen-Modul ist in Reiter gegliedert: Übersicht · Auswertung · Zielgruppen · Pakete · Werbeanzeigen sowie „Neue Kampagne". Bei „Neue Kampagne" wählt man zuerst den Kanal (Newsletter / bezahlte Anzeige / Facebook-Instagram-Beitrag). Der Newsletter-Editor führt als Stepper durch 1 Inhalt · 2 Landingpage · 3 Zielgruppe · 4 Prüfen & Versand.

Zielgruppen fein segmentieren

Über die Empfänger-Filter lassen sich Kunden gezielt eingrenzen — u. a. nach letztem Besuch (z. B. „vor > 12 Monaten"), Fahrzeug (Marke/Modell, HU/TÜV fällig in N Monaten, Fahrzeugalter), Reifenhotel (eingelagerte Reifen) und mit Ausschluss offener Posten. Praktisch für Aktionen wie „alle Toyota mit HU in den nächsten 3 Monaten".

Werbeeinwilligung (TEC) — wer bekommt den Newsletter

Newsletter gehen nur an Kunden mit gültiger Werbeeinwilligung. Quelle ist das Toyota Consent Center (TEC), das automatisch im Hintergrund synchronisiert wird. Versendet wird nur, wenn E-Mail-Werbung + Zweck „Angebote" eingewilligt sind und keine Sperre/Widerspruch vorliegt. In der Empfänger-Vorschau zeigen Badges, wie viele Adressen ohne Einwilligung oder noch ungeprüft sind (diese werden ausgeschlossen). Im 360°-Kundenblatt sieht man die Einwilligungen je Kanal und kann per Link eine Einwilligung einholen.

Kundenanschreiben per Post

Je Zielgruppe gibt es einen „Briefadressen"-Export (CSV) für Postsendungen — gefiltert auf Kunden mit Post-Einwilligung.

Kampagnen-Pakete & Social-Posting

Im Tab Pakete lädt man ein ZIP-Kampagnenpaket hoch (Bilder + Texte); die KI ordnet die Inhalte automatisch zu. Daraus lässt sich direkt ein Newsletter bauen oder ein Beitrag auf Facebook/Instagram (@autohaus_weigler) veröffentlichen.

Werbeanzeigen (bezahlt) & Statistik

Im Tab Werbeanzeigen werden über einen Assistenten Meta-Anzeigen (Facebook/Instagram) angelegt und ausgewertet — inkl. CTR, CPC, CPM, Frequenz und Aufschlüsselung Facebook ↔ Instagram. Der Auswertungs-Tab bündelt kanalübergreifend die KPIs (Versendet, Öffnungs-/Klickrate, Anfragen, Ad-Ausgaben, Ø Kosten/Lead) inkl. Funnel und Pixel-Conversions.

Echtzeit-Dashboard mit Kennzahlen zur Lead-Bearbeitung, Team-Performance und Reaktionszeiten. Nur für Admin und Abteilungsleiter sichtbar.

Kennzahlen-Kacheln

Charts

Team-Performance

Tabelle mit Auswertung pro Mitarbeiter: Anzahl bearbeiteter Leads, Abschlussquote, offene Leads und durchschnittliche Bearbeitungszeit in Geschäftsminuten (Mo–Fr 8:30–18:00, Sa 9:00–14:00).

Die Werkstatt-Ansicht zeigt alle Werkstatt-Termine aus eCaros mit KPIs, Team-Filter und Tages-/Wochenansicht. Die Daten kommen live aus dem eCaros-Kapazitätsplaner.

Ansichten

KPI-Leiste

Team-Filter

Über das Dropdown oben rechts kann nach Team gefiltert werden (z.B. „Werkstatt" oder „Offroad"). Standard: alle Teams.

Kundenstamm-Verknüpfung

Wenn ein Kundenname einem Kunden im CRM-Kundenstamm zugeordnet werden kann, erscheint ein grünes Häkchen neben dem Namen. Ein Klick öffnet direkt die Kunden-360°-Ansicht im Kundenstamm.

Kundenreise & automatische Auftragsvorbereitung

Ein Klick auf einen Termin öffnet das Overlay „Termin · Kundenreise" — eine Timeline vom Termin bis zur Rechnung. Über „Auftrag vorbereiten" erkennt das System die fällige Inspektion automatisch (Toyota SSM anhand FIN + Laufleistung) und legt im eCaros-Auftrag alles an: Arbeit, Teile, Öl/Betriebsstoffe und Auftrags-Textbausteine. Die Schritte (Inspektion erkennen → Auftrag & Teile → Teile bestellen → Wareneingang → Direktannahme → Mechaniker → Serviceberater-Kontrolle → Fakturieren → Rechnung) werden in der Timeline geführt; man kann auch einen Schritt zurückspringen.

Arbeitszeit aus der AW-Zeiten-Liste

Die Arbeitszeit wird nicht mehr aus der SSM-Zeit, sondern aus der hauseigenen AW-Zeiten-Liste (Teile & Lager → AW-Zeiten) gezogen — Modell + Inspektion → feste Stundenzahl × Stundensatz. Reine E-Fahrzeuge/Wasserstoff haben einen eigenen, höheren Stundensatz. Steht ein Modell nicht in der Liste, fällt das System auf die SSM-Zeit zurück (Hinweis-Badge „SSM").

Eigene AHW-Rechnung

Bei einem fakturierten Auftrag bietet das Overlay drei Wege: „Rechnung" erzeugt eine eigene AHW-Rechnung als PDF (§14-konform, mit AHW-/Offroad-/Toyota-Logo und Bankdaten) zum Drucken; „Mail" verschickt sie an den Kunden; „eCaros-Rechnung" öffnet die Original-Rechnung aus eCaros. Beide Rechnungen nutzen dieselbe echte eCaros-Rechnungsnummer.

Das Unfall-Modul führt einen Schadenfall von der Aufnahme bis zur Zahlung der Versicherung durch eine 12-Schritte-Kundenreise. Grundlage ist ein importiertes Gutachten bzw. eine DAT-Kalkulation.

Die Schritte

KV-Schaden-Text & Freitext

Beim Anlegen des Auftrags wird automatisch der KV-Schaden-Text eingefügt — mit angekreuzter Schadenart und Selbstbeteiligung aus Schritt 1. Mit „KV-Text einfügen" kann er nachträglich ergänzt, mit „Text ergänzen" beliebiger Freitext in den Auftrag geschrieben werden.

Auftrag drucken & Abtretung

„Auftrag drucken" erzeugt einen Werkstattauftrag mit Briefkopf und Unterschriftszeile für den Kunden. Die Abtretungserklärung wird als offizielles, mit den Kundendaten vorausgefülltes Formular gedruckt oder per Mail an den Kunden geschickt.

Zentrale Sicht auf Lagerbestände, Teile und Auftragsbezug — direkt aus eCaros. Über die Reiter oben erreichbar:

Die digitale Fahrzeugannahme (Dialogannahme) wird direkt am Fahrzeug auf Tablet oder Handy durchgeführt — gestartet über den „Annahme"-Button auf der Werkstatt-Terminkarte. Sie besteht aus zwei Bausteinen:

Die erfasste Annahme (Checkliste, Fotos, Unterschrift) wird beim Vorgang hinterlegt.

Der digitale Schlüsseltresor ermöglicht die Schlüsselabgabe und -abholung außerhalb der Öffnungszeiten per PIN. Oben sieht man die Fächer-Übersicht (belegt/frei), darunter werden neue Vorgänge angelegt, die letzten Vorgänge und ein Audit-Log angezeigt.

Neuer Tresor-Vorgang

Mit Doc-Scan wird ein Fahrzeugschein oder Dokument per Foto/Scan hochgeladen und von der KI ausgelesen (Kennzeichen, FIN, Halter, Modell). Aus dem erkannten Schein lässt sich der Kunde bzw. das Fahrzeug direkt in eCaros anlegen.

Die Dispo ist die zentrale Drehscheibe für jedes verkaufte und bestellte Neufahrzeug — von der Bestellung über Kaufvertragsprüfung, Zulassung, Werkstatt und Aufbereitung bis zur Auslieferung. Jedes Fahrzeug ist eine Karte (Vorgang), die den ganzen Prozess mitläuft: Sie hat immer eine Phase, einen zuständigen Mitarbeiter/Abteilung und einen nächsten Schritt. Leitfrage: „Was liegt gerade bei mir an?"

1 · Woher die Fahrzeuge kommen (Datenquellen)

• SAP/Toshido-Export (Excel): Neuwagen-Bestellungen werden per Datenupload importiert. Der Importer verträgt Teil-/Updatedaten und überschreibt geprüfte CRM-Felder nicht.
• Faktura → eCaros-Verknüpfung: Sobald Toyota das Fahrzeug fakturiert, erscheint es in eCaros. Über die Fahrgestellnummer (FIN) wird die Dispo-Karte automatisch mit dem eCaros-Fahrzeug verknüpft — Grundlage für Werkstatt-Buchung und die späteren Geldeingangs-/Prämien-Checks.

2 · Die fünf Ansichten (Umschalter oben)

Über die Buttons in der Dispo-Toolbar wechselt man die Sicht — dieselben Fahrzeuge, anderer Blickwinkel:

3 · Standtage-Ampel (erste Spalte)

Die farbige Zahl zeigt, wie lange ein Fahrzeug schon steht (ab Lieferdatum bzw. Erstzulassung):

4 · Filter, Suche & Sortierung

Oben gibt es Filter für Modell, Motor, Ausstattung, Farbe, Verkäufer und Status sowie ein Suchfeld. Alle Filter lassen sich kombinieren; ein Klick auf einen Spaltentitel sortiert (auch nach Standtagen). So findet man z. B. schnell „alle roten C-HR ohne Kennzeichen" oder „alle Fahrzeuge eines Verkäufers über 180 Tage".

5 · Fahrzeug-Detail — die Karte öffnen

Klick auf eine Zeile öffnet die Karte mit einer Seitenleiste + thematischen Karten/Tabs. Bearbeitbare Felder (Kennzeichen, Inseratsnummer, Zulassungsdaten, Bemerkungen …) werden direkt gespeichert. Die wichtigsten Bereiche:

• Prozess: Phase, Owner, nächster Schritt + Prozess-Checkliste (automatisch + manuell). Hier wird die Karte durch den Workflow geroutet (Verkäufer → VL → GL → Dispo → Zulassung → Werkstatt/Aufbereitung). Button „Aufgabe ‚<nächster Schritt>' senden" legt einen Zeiger an die zuständige Person an.
• Kundendaten / eCaros-Verknüpfung: Über „mit eCaros verknüpfen" bzw. „Per FIN verknüpfen" wird die Karte dem echten eCaros-Kunden + ‑Fahrzeug zugeordnet. Das ist Voraussetzung, um aus der Planung einen echten Werkstatttermin anzulegen.
• Dokumente (6 Kategorien): Kaufvertrag, Finanzierung/Leasing, Zulassungsunterlagen, Brief/COC, Kundendokumente, Sonstiges — je Kategorie hochladen, ansehen, löschen.
• Fotos: Foto-Galerie je Fahrzeug.
• Förderung: die D11-Auswertung „rechenbar in" (siehe Punkt 8).

6 · Cockpit — „Was liegt heute bei mir an?"

Die Tagesübersicht bündelt aus allen Karten die Punkte, die Handlung erfordern. Oben eine KPI-Leiste, darunter Listen (jede Zeile klickbar → springt in die Karte), Umschalter Nur meine | Alle:

7 · Werkstattauftrag (Kapatext) & Vorlagen

Im Prozess-Tab der Fahrzeugakte liegt die Karte „Werkstattauftrag (Kapatext)". Hier wird der Auftragstext festgelegt, der später als Kapatext in den eCaros-Werkstatttermin übernommen wird:

Beim Anlegen des Werkstatttermins (Punkt 8) wird genau dieser Text als Auftragsposition in eCaros übernommen. Ist kein Text hinterlegt, wird ein einfacher Standardtext („Auslieferung: Modell Kennzeichen") verwendet.

8 · Planung — Aufbereitung & Werkstatt (Drag & Drop)

Im Planung-Tab links die Liste der verkauften Fahrzeuge (mit Liefer-Soll). Ein Fahrzeug zieht man per Maus auf einen Termin. Tags Aufb✓ / Werk✓ zeigen, was schon verplant ist.

9 · Förderung (D11) — „rechenbar in"

Die Karte „Förderung — rechenbar in" zeigt, in welchen Toyota-Programmen das Fahrzeug rechenbar ist — aus der gepflegten Prämien-Matrix (Datenupload, siehe dort). Das Modell wird über den Bestellcode (Antriebsart) bzw. den Modellnamen erkannt.

• Zulassungsgrund-Dropdown: Den neuen Zulassungsgrund (z. B. PB Privat Bar, PL Privat Leasing, VW Vorführwagen, TZ Tageszulassung …) wählen — die Liste filtert auf die passenden Förderarten; nicht passende werden ausgegraut. Die Wahl wird gespeichert.
• 180-Tage-Faktura-Ampel: Oben auf der Karte ein farbiges Banner. Unzugelassene Neuwagen, deren Faktura (TDG) länger als 180 Tage her ist, fallen aus der privaten Absatzförderung: 🔴 = raus, 🟠 = bald (noch X Tage), 🟢 = innerhalb der Frist.
• VFW-Frist 270/360 Tage: Vorführwagen müssen innerhalb 270 Tagen (BEV 360) auf den Kunden umgemeldet werden.
• Quartalsbindung: Die Beträge gelten nur für das angezeigte Quartal (z. B. Q2.2026, Zulassung bis 30.09.). Im neuen Quartal wird die Matrix per Upload aktualisiert.

10 · KI-Konditionen-Analyse (gelber Button „✨ Konditionen")

Im Fahrzeug-Detail analysiert die KI die günstigsten Finanzierungs- und Leasing-Konditionen für genau dieses Fahrzeug (privat + gewerblich). Die Absatzförderungs-Prämien und das gültige Quartal stammen aus derselben Förderungs-Matrix wie die Karte oben (eine Quelle, kein Auseinanderlaufen) — die Finanzierungs-/Leasingraten kommen aus der Konditionsübersicht. Die 180-/270-Tage-Regeln werden automatisch berücksichtigt.

Bewertet Gebrauchtfahrzeuge für Inzahlungnahme über die DAT-Datenbank. Gibt Händler-Einkaufspreis, Marge und Verkaufspreis aus.

Bewertung durchführen

Das Finanzen-Dashboard bietet drei Auswertungen rund um offene Posten, Umsätze und Kunden-Ranking. Die Daten werden alle 4 Stunden automatisch aus eCaros synchronisiert.

Tabs

Offene-Posten-Details

Klick auf eine Zeile öffnet die Kunden-360°-Ansicht im Kundenstamm. Dort wird die OP-Liste mit allen offenen Rechnungen, Beträgen und Fälligkeiten angezeigt.

Die KER zeigt die Erfolgsrechnung des Betriebs spartenweise: Umsatz, Wareneinsatz und Rohertrag je Geschäftsbereich, darunter die Gemeinkosten bis zum Betriebsergebnis. Sie liegt unter Auswertungen → Reiter „KER". Datenquelle sind die eCaros-Zahlen (Sachkonten bzw. Umsatzstatistik), automatisch synchronisiert.

Zwei Ansichten

KER-Zeilen

Diagramm bedienen (Zeitreihe)

• KER-Zeilen wählen: Oben auf die Zeilen-Chips klicken — jede gewählte Zeile erscheint als Linie im Diagramm und in der Tabelle darunter. Mehrere gleichzeitig möglich.
• Jahr & Vergleichsjahr: Hauptjahr (durchgezogene Linie) und optionales Vergleichsjahr (gestrichelt) — z. B. 2026 gegen 2025.
• Bis Monat: Zeigt Januar bis zum gewählten Monat.
• pro Monat / kumuliert: Entweder der Einzelmonatswert oder die auflaufende Summe von Januar bis zum Monat.
• 🔄: Zahlen neu aus eCaros ziehen (sonst täglicher Auto-Sync).

Import von SAP-Bestelldaten und ECAROS-Kundendaten aus Excel-Dateien. Die Spalten werden automatisch zugeordnet und die Daten validiert.

Upload durchführen

Unterstützte Imports

Prämien-Matrix aktualisieren (D11, jedes Quartal)

Die Förderungs-Auswertung in der Dispo (Karte „rechenbar in" + der gelbe KI-Konditionen-Button) zieht aus einer zentralen Prämien-Matrix. Quartalswechsel = einfach das neue Toyota-PDF hochladen:

Nur für Admin und ausgewählte Nutzer sichtbar. Zeigt detaillierte Statistiken zu allen Anrufen.

Charts

Mitarbeiter-Performance

Tabelle mit Anrufvolumen, Gesprächsquote, Durchschnittsdauer und ein-/ausgehenden Anrufen je Mitarbeiter. Admins können die Rufnummer der Mitarbeiter direkt in der Tabelle bearbeiten.

Verpasste Anrufe

Zeigt verpasste Durchstellungen und Rückrufversuche mit Lead-Bezug — so kann man Kunden schnell zurückrufen, die nicht erreicht wurden.

Der Kundenstamm zeigt alle Kunden aus dem ECAROS-System mit Fahrzeugen, Telefonnummern und Lead-Historie. Erreichbar über den Menüpunkt „Kundenstamm" in der Sidebar.

Kunden suchen

Das Suchfeld links oben durchsucht Name, Telefonnummer, Kennzeichen und Debitorennummer. Fuzzy-Matching: Bindestriche und Leerzeichen werden bei Kennzeichen und Namen gleichwertig behandelt (z.B. „Kai-Oliver" findet auch „Kai Oliver", „LEV-KO-222" findet auch „LEV-KO 222").

Kundendetail

Klick auf einen Kunden in der Liste zeigt rechts die Detailansicht mit:

Kunden-Historienkarte im Lead

Im Lead-Modal gibt es den Button „Kunden-Historie". Dieser sucht den passenden ECAROS-Kunden automatisch in 3 Stufen:

ECAROS-Import

Über „ECAROS Import" im Menü kann eine CSV-Datei aus ECAROS hochgeladen werden. Bestehende Kunden werden aktualisiert, neue hinzugefügt. Fahrzeuge und Telefonnummern werden automatisch zugeordnet.

Das CRM ist als Teams-App verfügbar und bietet das gleiche Erlebnis wie die Webseite — mit einer kompakten horizontalen Navigation am oberen Rand.

Navigation

Alle Bereiche (Dashboard, Service, Verkauf, Dispo, etc.) sind direkt über die dunkle Navigationsleiste oben erreichbar — genau wie in der Web-Version. Die Sidebar wird automatisch zur horizontalen Leiste umgewandelt.

Anmeldung

Die Anmeldung erfolgt automatisch über euer Microsoft-Konto (Teams SSO). Kein separates Login nötig.

Kunden können über die Webseite autohaus-weigler.de Werkstatt-Termine und Beratungsgespräche online buchen. Die Buchungen landen automatisch als Termin im CRM und können dort bestätigt und bearbeitet werden.

Wo buchen Kunden?

Verfügbare Leistungen

Buchungsablauf aus Kundensicht

Was passiert nach der Buchung?

Termin-Status im CRM

Im CRM unter „Termine" erscheinen alle Online-Buchungen. Der Status-Workflow:

Kunden-Statusseite

Jeder Termin hat einen einzigartigen Link, über den der Kunde den aktuellen Status ohne Login live verfolgen kann. Der Link wird automatisch in der Bestätigungsmail verschickt. Angezeigt werden: Status mit Fortschrittsbalken, Datum, Leistung, Fahrzeug und Betreuer.

Kapazitätssteuerung

Verwaltung aller CRM-Benutzer: Rollen zuweisen, Abteilungen pflegen und Mitarbeiter aktivieren/deaktivieren. Nur für Admin sichtbar.

Tabelle

Filter

Schnellfilter oben: Alle, Aktive, Inaktive, Ohne Rolle (gelb markiert — Rollen-Zuweisung nötig).

Zentrale Übersicht über Anwesenheit, Arbeitszeiten und Abwesenheitsanträge aller Mitarbeiter. Nur für Geschäftsleitung und Admin sichtbar.

Tabs

Anträge bearbeiten

Verwaltung der Fahrzeuge, die Kunden über das Online-Buchungswidget für Probefahrten buchen können. Nur für Admin sichtbar.

Fahrzeug verwalten

Neues Fahrzeug

Button „+ Neues Fahrzeug" oben rechts — Formular ausfüllen und speichern. Das Fahrzeug erscheint sofort im Online-Buchungswidget auf der Webseite.

Technisches Monitoring-Dashboard mit System-Kennzahlen, Service-Monitoring, Cron-Job-Status und Lead-Pipeline. Nur für Admin sichtbar.

System-KPIs (Hero)

Service Monitoring (29 Live-Checks)

Echtzeit-Überwachung aller kritischen Services und externer Abhängigkeiten. Jeder Check zeigt einen grünen Punkt bei OK, roten bei Fehler, plus Latenz in Millisekunden und ein Detail-Text. Auto-Refresh alle 30 Sekunden, manueller Refresh per Button.

Status-Bedeutung

Cron-Jobs

Übersicht aller automatischen Hintergrundprozesse mit Status (OK, Fehler, Läuft), Intervall, letzter Ausführung und Dauer. Bei Fehlern wird der Fehlertext angezeigt.

Lead-Pipeline

Zeigt den Lead-Eingang der letzten 14 Tage als Sparkline-Chart: Heute, diese Woche, diesen Monat. Der Funnel visualisiert die Verteilung nach Status (Neu → Kontaktiert → Erledigt).

Schnell zum richtigen Lead

Dashboard als Startpunkt

Roten Badge im Auge behalten

Notizen als Historie

Erledigt ≠ verloren

App auf dem Handy installieren

WhatsApp: 24h-Fenster im Blick

WhatsApp-Posteingang sauber halten

Live-Aktualisierung der Menü-Zähler

Bedienung auf dem Smartphone