Das AHW CRM verbindet Telefonie (Carl), E-Mail, Leads und Fahrzeugplanung in einer Oberfläche. Eingehende Anrufe und E-Mails über Carl werden automatisch als Leads angelegt. Ihr bearbeitet diese Leads, setzt Wiedervorlagen und schließt sie ab.
Wer sieht was?
| Rolle | Sichtbarkeit |
|---|---|
| Service | Nur Service-Leads und eigene Wiedervorlagen |
| Verkauf | Nur Verkaufs-Leads, Dispo-Planung |
| Admin | Alle Leads, Statistiken, Anruf-Auswertung, Sync-Funktionen |
Jeder Lead hat einen Status der anzeigt, wo er im Bearbeitungsprozess steht:
| Status | Bedeutung | Wann setzen? |
|---|---|---|
| neu | Lead ist eingegangen, noch niemand hat reagiert | Automatisch bei Anlage |
| kontaktiert | Erstkontakt wurde hergestellt (Anruf, E-Mail) | Nach erstem Kontaktversuch |
| in Bearbeitung | Aktiv in Bearbeitung, mehrfacher Kontakt | Laufende Gespräche, Angebote |
| erledigt | Abgeschlossen (positiv oder negativ) | Termin gemacht, Auftrag erteilt, oder kein Interesse |
| spam | Kein echter Lead (Werbung, Fehlanruf) | Bei erkennbarem Spam |
Zeilenfarben in der Lead-Tabelle
| Farbe | Bedeutung |
|---|---|
| Hellgelb | Neuer Lead, unter 1 Stunde alt — sofort reagieren |
| Orange | Neuer Lead, über 1 Stunde alt — dringend |
| Rosa | Neuer Lead, über 24 Stunden — überfällig! |
| Grün | Erledigt oder Termin |
Die Startseite gibt einen schnellen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen.
Kacheln oben
| Kachel | Was wird gezählt? |
|---|---|
| Offen / Neu | Alle neuen Leads die noch nicht bearbeitet wurden |
| In Bearbeitung | Leads mit Status „kontaktiert" oder „in Bearbeitung" |
| Überfällig (>24h) | Neue Leads die länger als 24 Stunden warten |
| Erledigt (30 Tage) | Erledigte Leads der letzten 30 Tage |
Reaktionszeit (30 Tage)
Zeigt wie schnell euer Team auf neue Leads reagiert. Der farbige Balken teilt alle bearbeiteten Leads in drei Kategorien auf:
| Farbe | Kategorie | Bedeutung |
|---|---|---|
| Grün | Unter 1 Stunde | Top-Reaktion — Kunde fühlt sich sofort betreut |
| Orange | Unter 24 Stunden | Akzeptabel, aber Luft nach oben |
| Rot | Über 24 Stunden | Zu langsam — Kunde hat evtl. schon woanders angerufen |
Das Score-Badge rechts oben bewertet die Gesamtleistung: Hervorragend, Gut, Ausbaufähig oder Kritisch.
Jetzt zu tun
Das Ampel-Panel zeigt auf einen Blick welche Leads noch warten — sortiert nach Dringlichkeit:
| Symbol | Bedeutung |
|---|---|
| 🔴 | Leads die länger als 24h unbeantwortet sind — dringend kontaktieren! |
| 🟡 | Leads zwischen 1 und 24 Stunden — bald nachfassen |
| 🟢 | Frische Leads (unter 1h) — noch im grünen Bereich |
| 🎉 | Alles erledigt — keine offenen Leads! |
Rechts oben zeigt der Zähler „heute erledigt" wie viele Leads heute schon bearbeitet wurden.
„Meine offenen Leads"
Zeigt nur die Leads, die euch persönlich zugewiesen sind. Ein Klick auf einen Lead öffnet die Detailansicht direkt.
Filtermöglichkeiten
Lead öffnen und bearbeiten
Abteilung wechseln
Im Lead-Modal gibt es unten links ein Dropdown „Abt:". Damit kann ein Lead direkt zwischen Service und Verkauf verschoben werden, z.B. wenn ein Kunde ursprünglich bei Service angerufen hat, aber eigentlich ein Verkaufsthema hat.
Carl KI-Zusammenfassung
Bei Leads die über Carl (Telefon-KI) angelegt wurden, erscheint im Modal ein Kasten „Carl KI Zusammenfassung". Hier steht eine kurze Zusammenfassung des Anrufgesprächs — damit man sofort weiß worum es geht, ohne das ganze Transkript zu lesen.
E-Mail-Inhalt
Bei Leads die per E-Mail (info@) reingekommen sind, wird der E-Mail-Body direkt im Modal angezeigt — mit Absender und Textauszug.
Neuen Lead anlegen
Oben rechts auf „+ Neuer Lead" klicken. Pflichtfelder: Name oder Telefonnummer, Thema, Abteilung.
Diese Ansichten zeigen jeweils nur die Leads der eigenen Abteilung — identische Bedienung wie die allgemeine Leads-Ansicht, aber vorgefiltert. Service-Mitarbeiter sehen nur Service, Verkäufer nur Verkauf.
Status-Filter und Suche funktionieren identisch zur Leads-Ansicht.
Das CRM überwacht automatisch die Mailbox info@autohaus-weigler.de und importiert echte Kundenanfragen als Leads. Spam, Newsletter und Autoresponder werden per KI ausgefiltert.
Wie funktioniert der Filter?
Auto-Kontaktiert
Das System prüft alle 10 Minuten die gesendeten Mails aller Mitarbeiter. Wenn ein Mitarbeiter einem Kunden geantwortet hat, dessen Lead noch auf „neu" steht, wird der Lead automatisch auf „kontaktiert" gesetzt.
Carl ist das KI-Telefonsystem von Autohaus Weigler. Es nimmt Anrufe entgegen, führt Erstgespräche und erstellt automatisch Leads.
Was Carl automatisch macht
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Lead-Erstellung | Jeder Anruf → neuer Lead mit Transkript und Zusammenfassung |
| Kundenerkennung | Bekannte Telefonnummern werden automatisch einem Kunden zugeordnet |
| Abteilungszuweisung | Carl erkennt ob Service oder Verkauf gemeint ist |
| E-Mail Import | E-Mails über die Carl-Adresse werden ebenfalls als Leads angelegt |
Carl-Ansicht im CRM
Die Carl-Ansicht zeigt alle eingegangenen Anrufe und E-Mails mit Transkript, Zusammenfassung und dem dazugehörigen Lead. Klick auf einen Eintrag öffnet den Lead direkt.
Manueller Sync
Der Button „Carl sync" (oben rechts, nur Admin) importiert die neuesten Anrufe und E-Mails manuell. Normal läuft der Sync automatisch alle 5 Minuten.
Wiedervorlagen sind Erinnerungen — wenn ein Kunde zu einem bestimmten Zeitpunkt zurückgerufen werden soll.
Wiedervorlage erstellen
Wiedervorlage erledigen
In der Wiedervorlagen-Ansicht jede Zeile anklicken → Lead öffnet sich. Nach dem Kontakt auf „Erledigt" klicken um die Wiedervorlage abzuhaken.
Die Dispo-Ansicht zeigt alle Fahrzeuge aus dem Bestellsystem mit Status, Lieferterminen und Zulassungsinfos. Die Daten werden automatisch alle 15 Minuten aus SharePoint synchronisiert.
Standtage-Ampel (erste Spalte)
Die farbige Zahl zeigt wie lange ein Fahrzeug schon steht (ab Lieferdatum bzw. Erstzulassung):
Filter und Suche
Oben in der Dispo gibt es Filter für Modell, Motor, Ausstattung, Farbe, Verkäufer und Status sowie ein Suchfeld. Alle Filter lassen sich kombinieren. Auf einen Spaltentitel klicken um die Tabelle zu sortieren (auch nach Standtagen).
Fahrzeug-Detailansicht
Klick auf eine Zeile öffnet alle Felder zum Bearbeiten. Felder wie Kennzeichen, Zulassungsinfos oder Bemerkungen können direkt angepasst und gespeichert werden.
KI-Konditionen-Analyse
Im Fahrzeug-Detail gibt es den Button „✨ Konditionen". Ein Klick analysiert auf Basis der aktuellen Konditionen-Dokumente automatisch die besten Finanzierungs- und Leasing-Optionen für dieses Fahrzeug (privat und gewerblich).
Manueller SharePoint-Sync (Admin)
Button „☁ Sync" in der Dispo-Toolbar — importiert sofort die neuesten Fahrzeugdaten aus SharePoint ohne auf den 15-Minuten-Takt zu warten.
Nur für Admin und ausgewählte Nutzer sichtbar. Zeigt detaillierte Statistiken zu allen Teams-Anrufen.
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| Überblick | Gesamtanzahl Anrufe, Gesprächsdauer, eingehend/ausgehend |
| Pro Mitarbeiter | Anrufvolumen und Gesprächszeit je Person |
| Zeitraum | Frei wählbar: letzten 7, 14 oder 30 Tage oder eigenes Datum |
Der Kundenstamm zeigt alle Kunden aus dem ECAROS-System mit Fahrzeugen, Telefonnummern und Lead-Historie. Erreichbar über den Menüpunkt „Kundenstamm" in der Sidebar.
Kunden suchen
Das Suchfeld links oben durchsucht Name, Telefonnummer, Kennzeichen und Debitorennummer. Die Ergebnisse aktualisieren sich beim Tippen automatisch.
Kundendetail
Klick auf einen Kunden in der Liste zeigt rechts die Detailansicht mit:
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| Stammdaten | Name, Adresse, Debitorennummer, E-Mail, letzter Besuch |
| Rufnummern | Alle hinterlegten Telefonnummern mit Typ (mobil, privat, geschäftlich). Neue Nummern können manuell hinzugefügt werden. |
| Fahrzeuge | Alle Fahrzeuge des Kunden mit Kennzeichen, Marke, Erstzulassung und HU-Termin |
| Leads | Alle Leads dieses Kunden — Klick öffnet den Lead direkt im CRM |
| Carl-Anrufe | Alle Carl-Anrufe dieses Kunden mit Zusammenfassung |
ECAROS-Import
Über „ECAROS Import" im Menü kann eine CSV-Datei aus ECAROS hochgeladen werden. Bestehende Kunden werden aktualisiert, neue hinzugefügt. Fahrzeuge und Telefonnummern werden automatisch zugeordnet.
Das CRM ist als Teams-App verfügbar und bietet das gleiche Erlebnis wie die Webseite — mit einer kompakten horizontalen Navigation am oberen Rand.
Navigation
Alle Bereiche (Dashboard, Service, Verkauf, Dispo, etc.) sind direkt über die dunkle Navigationsleiste oben erreichbar — genau wie in der Web-Version. Die Sidebar wird automatisch zur horizontalen Leiste umgewandelt.
Anmeldung
Die Anmeldung erfolgt automatisch über euer Microsoft-Konto (Teams SSO). Kein separates Login nötig.
Schnell zum richtigen Lead
Im Suchfeld einfach die Telefonnummer oder den Namen eintippen — das CRM findet den Lead sofort ohne Enter drücken zu müssen.
Dashboard als Startpunkt
„Meine offenen Leads" auf dem Dashboard ist der beste Startpunkt in den Arbeitstag. Hier sieht man auf einen Blick was auf einen wartet.
Roten Badge im Auge behalten
Der rote Badge neben „Wiedervorlagen" im Menü zeigt wie viele Erinnerungen gerade fällig sind. Nie ignorieren — dahinter stecken Kunden die zurückgerufen werden wollen.
Erledigt ≠ verloren
Auch wenn ein Kunde kein Interesse hat, Lead auf „erledigt" setzen mit kurzer Notiz. So ist die Geschichte vollständig und taucht nicht mehr in der aktiven Ansicht auf.
App auf dem Handy installieren
Das CRM lässt sich wie eine App auf dem Handy installieren. Einfach crm.autohaus-weigler.de im Browser öffnen → „Zum Startbildschirm hinzufügen" (iOS) oder das Install-Banner bestätigen (Android/Chrome). Danach ist es wie eine normale App nutzbar.